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10. Forumstreffen 2019 - Gesammelte Informationen

17.05. - 19.05.2019 in Farnstädt

Moderatoren: Minishetty, IncredibleMC, 1954taxus

Forumsregeln
Die Mitgliedschaft "Co Organisator" endet am ersten Tag nach dem jeweils betreuten "Forum-Treffen" und das Mitglied wird vom Gruppenleiter wieder zurück gestuft bzw. aus der Gruppe entfernt.

10. Forumstreffen 2019 - Gesammelte Informationen

Beitragvon IncredibleMC » 02.07.2018, 22:15

Nach dem Treffen, ist vor dem Treffen - das bedeutet, dass das nächste Treffen organisiert werden darf. pfeif: :nicken:
Ohne einen Co-Organisator klappt das System aber nicht, da diverse Aufgaben in der Regel nur vor Ort organisiert werden können. Daher hier die Eckdaten:

Zuerst die Kurzfassung:

Termin:
17. - 19. 05. 2019

Folgende Bundesländer kommen als Veranstaltungsort in Frage:
Brandenburg
Bremen
Saarland
Sachsen
Sachsen-Anhalt
Schleswig-Holstein

Der Co-Organisator organisiert:
- Lokal / Gaststätte FR abends
- Hotel bzw. DJH
- eventuelle Routenplanung für SA Vormittag
- Tauschlocation SA abends



Wer mehr Informationen benötigt, weil er sich als Organisator zur Verfügung stellen will hurra3 , der darf auch gerne noch weiterlesen :nicken: :

1.) Umfrage mit Beschluss zum Termin des Treffens

IncredibleMC hat geschrieben:Sollte an dem geplanten Termin in dem entsprechendem Bundesland Schulferien oder ein Feiertag sein, verschiebt sich das Treffen um eine Woche nach hinten - sollte das wegen längerer Ferien (Sommerferien) nicht möglich sein, verschiebt es sich nach vorne (Das Treffen findet auf jeden Fall im Mai oder Juni statt).


ACHTUNG: Sollte an diesem Wochenende ein gesetzlicher Feiertag oder Schulferien im gewählten Bundesland sein, oder es sich um Muttertag, Vatertag bzw. ein Brückentage-Wochenende handeln, findet das Treffen NICHT am beschlossenen Wochenende statt.

Gewinner war: 3. Wochenende im Mai mit 13 Stimmen (32%)

Gesetzliche Feiertage
Schulferien



2.) Anforderungen an den Co-Organisator

Der Co-Organisator ist die Person, die sich um eine Location gekümmert hat und deren Vorschlag eine einfache Mehrheit erhalten hat.
Um Fragen zu verhindern: Spätestens im JULI des Jahres werde ich eine Beitrag erstellen, unter dem man den nachfolgenden Anforderungen entsprechend Vorschläge machen kann. Beiträge, die inhaltlich nicht ausgearbeitet sind, werden nicht beachtet oder kommentiert.

Diese Dinge erachte ich als Mindestanforderungen:

1.) Location:

- Lokal FR abends
- Hotel bzw. DJH
- eventuell Routenplanung für SA Vormittag
- Tauschlocation SA abends


Da wir in der Regel von 60+ Personen ausgehen dürfen, dürften zwangsläufige allein wegen der Räumlichkeiten Tagungshotels in den Focus rücken.

Da ich weiß, dass sich nicht alle Menschen den gleichen Qualitätsansprüchen unterwerfen, hier eine Übersicht, wie diese Anforderungen zu erfüllen sind:

a.) Restaurant für ca. 60 Personen für den FR finden -> Preise erfragen! Speisekarte organisieren!
b.) Motel / Hotel / DJH für ca. 80 Personen für das gesamte Wochenende finden -> Preise erfragen!
c.) Tauschraum organisieren, in dem das Aufstellen von temporären Automaten erlaubt ist (Idealfall: Seminarraum im Hotel) -> Preis erfragen!
d.) Restaurant für ca. 80 Personen für den SA finden (Idealfall: Gastronomie im Hotel) - c&d sollten in jedem Fall in direkter Nachbarschaft (zwei Räume im gleichen Haus) sein (oder in einem) -> Preise erfragen! Speisekarte organisieren!
e.) Routen ausarbeiten, die es ermöglichen, dass bei einem Start um 08.00 Uhr eine Hin- und Rückfahrt bis 15.00 Uhr möglich ist. Und damit es hier keine unnötigen Fragen gibt - es sind sieben Stunden, aber die Rückfahrt ist auch zu beachten - Touren mit Fahrtzeiten über 3 1/2 Stunden einfacher Strecke sind Unsinn!
f.) lokale Besonderheiten berücksichtigen (wie z.B. Rennsteiglauf)

Aus den vergangenen Treffen weiß ich, dass nicht alle Teilnehmer vor Ort essen wollen - dies sollte unbedingt bei der Tauschlocation beachtet werden!



2.) Bundesländer für das nächste Treffen:

In den rot markierten Bundesländern fanden bereits Treffen statt, so dass diese Bundesländer erstmal außen vor bleiben.

Baden-Württemberg 2018
Bayern 2015
Berlin 2010
Brandenburg
Bremen
Hamburg -> geht 2019 nicht, da dort Pfingstfeien sind!
Hessen 2013
Mecklenburg-Vorpommern 2017
Niedersachsen 2012
Nordrhein-Westfalen 2011
Rheinland-Pfalz 2016
Saarland
Sachsen
Sachsen-Anhalt
Schleswig-Holstein
Thüringen 2014

Es bleiben also 6 Bundesländer zum richtigen Termin (17. - 19. 05. 2019) übrig :)

Die Check-Liste:
Hotel:
Zimmerpreis EZ mindestens 60
Zimmeranzahl EZ
Zimmerpreis DZ
Zimmeranzahl DZ
Frühstück
Saalpreis
Saalgröße mindestens 80
Parkplatzanzahl mindestens 30
Parkplatzkosten
Kontaktdaten (URL, TEL)
Hunde erlaubt?
Essen im Tauschraum möglich?
Vegetarisches Essen?
Aufenthalt im Saal auch für Nicht-Hotelgäste erlaubt?

Alternative Übernachtungsmöglichkeiten:
DJH (URL, TEL)
Campingplatz (URL, TEL)
Sonstige (URL,TEL)

Restaurant Freitag:
Sitzplätze mindestens 50
Speisekarte inklusive Preise
Kontaktdaten (URL, TEL)

Restaurant Samstag (im Hotel):
Sitzplätze mindestens 80
Speisekarte inklusive Preise
Automaten-Aufstellung erlaubt?

Generelles:
Kurtaxe?
Verkehrsanbindung PKW / Bahn?
Gibt es vor Ort zum genannten Zeitpunkt Veranstaltungen, die eine Überbuchung auslösen / den Verkehr behindern können (z.B. Messen, Stadtfeste, Gartenschauen, Mittelaltermärkte)?
Suchliste
Wichtiger Hinweis: Auf Grund der Tatsache, dass mir die blanken 5-Cent-Stücke ausgegangen sind, verwende ich bis auf Weiteres nur noch benutzte, die von mir NICHT gereinigt werden.
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